Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Informationen

Bei zendariflux nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, speichern und schützen, wenn Sie unsere Kostenmanagement-Plattform nutzen. Wir sind bestrebt, höchste Standards beim Datenschutz einzuhalten und alle geltenden Gesetze, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), zu befolgen.

Diese Erklärung gilt für alle Dienstleistungen, die über zendariflux.sbs angeboten werden, sowie für alle damit verbundenen Anwendungen und Tools. Als verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung stellen wir sicher, dass Ihre Rechte gewahrt bleiben und Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Daten behalten.

2. Verantwortliche Stelle

Als verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO entscheiden wir über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, den Sie bei Fragen zum Datenschutz direkt kontaktieren können.

3. Art der erhobenen Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform erheben wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, die für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind:

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für legitime Geschäftszwecke und nur soweit dies erforderlich ist:

• Bereitstellung und Verwaltung Ihres Kontos auf unserer Kostenmanagement-Plattform
• Durchführung von Kostenanalysen und Erstellung personalisierter Berichte
• Technischer Support und Kundenservice für eine optimale Nutzererfahrung
• Kommunikation über Updates, neue Features und wichtige Kontoinformationen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und behördlicher Anfragen
• Verbesserung unserer Services durch Analyse von Nutzungsmustern
• Schutz vor Betrug und Missbrauch unserer Plattform
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung für kostenpflichtige Services

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage verschiedener Rechtsgrundlagen der DSGVO: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b), berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f), Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) und gesetzliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

5. Ihre Rechte als Betroffener

Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können Sie jederzeit geltend machen:

Wir bearbeiten Ihre Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte umgehend und spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt. Bei komplexen Anfragen können wir diese Frist um weitere 60 Tage verlängern, worüber wir Sie rechtzeitig informieren werden.

6. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität. Wir haben umfassende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen:

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden kontinuierlich überprüft und dem aktuellen Stand der Technik angepasst. Alle Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig im Bereich Datenschutz geschult. Wir verwenden moderne Verschlüsselungsverfahren sowohl für die Datenübertragung als auch für die Speicherung.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Für alle Datenverarbeitungen mit hohem Risiko führen wir Datenschutz-Folgenabschätzungen durch und implementieren zusätzliche Schutzmaßnahmen. Externe Sicherheitsexperten überprüfen regelmäßig unsere Systeme und Prozesse.

7. Datenübertragung und internationale Transfers

Ihre Daten werden grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Sollte in Ausnahmefällen eine Übertragung in Drittländer erforderlich sein, stellen wir sicher, dass angemessene Garantien gemäß Art. 44-49 DSGVO vorhanden sind.

Bei der Nutzung von Cloud-Services und externen Dienstleistern achten wir strikt auf DSGVO-konforme Verträge zur Auftragsverarbeitung. Alle Dienstleister müssen dieselben hohen Datenschutzstandards einhalten, die wir auch intern anwenden.

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

Spezifische Speicherfristen

• Kontodaten: Bis zur Kündigung Ihres Kontos plus 3 Jahre für steuerrechtliche Zwecke
• Transaktionsdaten: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlichen Bestimmungen
• Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach letztem Kundenkontakt
• Nutzungsdaten: 24 Monate, danach Anonymisierung oder Löschung
• Log-Dateien: Automatische Löschung nach 6 Monaten
• Marketingdaten: Bis zum Widerruf der Einwilligung

Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Wir informieren Sie transparent über eventuelle Gründe, warum eine sofortige Löschung nicht möglich ist.

9. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihre Nutzererfahrung zu verbessern. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Browser oder über unser Cookie-Banner anpassen.

Arten von Cookies

• Notwendige Cookies: Ermöglichen grundlegende Website-Funktionen und Sicherheitsfeatures
• Funktionale Cookies: Speichern Ihre Präferenzen und Einstellungen
• Analytische Cookies: Helfen uns, die Website-Nutzung zu verstehen und zu verbessern
• Marketing-Cookies: Nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung für personalisierte Inhalte

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, nicht notwendige Cookies abzulehnen oder Ihre Einwilligung zu widerrufen, ohne dass dies die grundlegende Funktionalität unserer Plattform beeinträchtigt.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden, um Änderungen in unseren Praktiken oder rechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail mitteilen.

Die aktuelle Version ist stets auf unserer Website verfügbar. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie am Anfang dieser Erklärung. Bei Fragen zu Änderungen können Sie sich jederzeit an uns wenden.